個人ファイル

昨日はデジタルなファイルの管理について書いたが、今日は紙のファイル管理について。

どこの事業所でも、利用者さん個人の情報を管理するために利用者さん毎のファイルを作っていることだろう。呼称はそれぞれだと思うが、まあ「個人ファイル」といったところが最も一般的ではないか。

うちの事業所にももちろんある。私が入職したばかりの頃は、無秩序に書類が綴じ込まれていてイライラしたものだが、私が自分で管理できるようになってからは、以下のような区分と順番に決めてしまった。

1. 入居申込書
2. 診断書、診療情報提供書など、医師の作成したもの
3. 検査(血液や尿など)の結果
4. 薬の説明書
5. 看護サマリー(病院からのもの、また施設看護師が作成したもの)
6. リハビリテーション・機能訓練情報(病院からのもの)
7. 入所時にケアマネさんなどからいただいた情報
8. ご家族さんからのお手紙や外出・外泊届(外出中の様子を記載する欄あり)など
9. スケール(改訂長谷川式簡易知能評価スケールなど)
10. ヒヤリハット/事故報告書
11. 毎月のご家族さんへの報告書
12. アセスメント
13. 施設サービス計画書(ケアプラン)、個別機能訓練計画書およびモニタリング表、担当者会議の要点
14. 施設介護経過

基本的に、ファイリングする順序は、新しい情報が前に来るようにしている。個人的には、その方が便利だからだ。情報を探す際には、まずは直近のもの、そこから必要に応じて遡っていくことが多い。
ただし施設介護経過だけは、新しいものが後に付け加えられるようにしている。そうしないと読みにくい。
またこれらに当てはまらないもの、例えば認定申請書のコピーとかはファイルの一番先にしている。

皆さんの事業所ではどのようにしているだろうか。何かいいアイデアなどがあったらお教えいただきたい。

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