Accessを使おう

私は、この業界で働くようになって間もない頃からずっと、MicrosoftのAccessで作ったデータベースを仕事に使っている。

もともとは、最初の職場である老健でOTがAccessデータベースを作っており、それは正直使いにくかったのだが、なるほどこんなことができるなら自分でもやってみよう……と思ったのがきっかけ。

3つの職場を渡り歩く間に、こういったデータベースを作ってきた。

① 相談員業務
 全入所申込者を入力し、相談経過を管理。入所が決まったらフェイスシート、食事開始届など各種書類を自動作成。↓②③と連携し、業務日誌を自動作成。

② 施設スケジュール管理
 予定を入力し、予定表を印刷。

③ 相談記録
 相談員として受けた相談(申込者、入所者等)を全て入力、施設内で情報共有。毎月、入所者別に一括印刷。

④ アドレス帳
 連絡先を一括管理。FAX送信票、宛名シールを作成し印刷。

⑤ 短期入所介護計画書作成

⑥ 有給休暇管理
 職員一人ひとりの入社日と現在の日付を照らし合わせ、有給が付与される日付や日数を計算。有給取得履歴を職員別に集計して残数や繰越日数を管理。
 関数を作るのに、長いこと試行錯誤した記憶が……

⑦ 現金出納帳
 会計事務所の付ける費目が、実情に即しておらず経費削減の資料となり得なかったので作成。出金・入金伝票を作成、費目別に集計し月ごとの推移をグラフ表示。

⑧ 介護給付費管理
 月遅れ請求、返戻、過誤申し立て→再請求などを繰り返していると、結局その月の収入がどのくらいだったのか分からなくなりがちなので、これらを入力することで整理。

⑨ ヒヤリハット/事故報告書(インシデント/アクシデントレポート)
 検索が容易に行え、また事故の統計が簡単にできる。

⑩ 面会者記録簿
 入所者の家族が、どのくらいの頻度で面会に来ているのか一目瞭然。最後に来たのはいつだったのか、など確認も容易。

⑪ 各種会議の議事録

⑫ 通所介護計画書作成

⑬ 訪問介護計画書作成

⑭ 施設サービス計画書作成

⑮ 個別機能訓練計画書作成

データベースの便利な点は……
・ 一度情報を入力しておけば、その後いろいろな書類を作成する際にデータを引っ張ってきてある程度の欄を自動的に埋めてくれるので、何度も同じ情報を入力する手間がなく便利。転記する際のミスも起こらない(当然、各データベース間でもデータを共有している)。
・ 施設内の情報共有のために入力した記録を、そのまま業務日誌や第6票(介護支援経過)として印刷、紙の情報として残しておくことができる。
・ 各種プランの更新時期が近づいた方や認定の有効期限が近づいた方などをメインメニューに一覧表示させておけば、誰のプランを更新しなければならないのか一目で分かるし、うっかり認定が切れた! なんてことも起こらない。
・ 統計を取るのが容易。関数さえ一度作っておけば、要介護度だろうが利用者数だろうが金額だろうが、総計でも平均でもワンクリックで計算できるし、グラフ表示もさせられる。
・ 検索が容易。相談記録にしろ議事録にしろ、キーワードから簡単に検索できる。
・ 各種リスト、一覧表の作成が容易。特に年齢や介護度など、常に最新データが表示されるので便利。

デメリットは、Accessという高価なソフトウェアを導入しなければならないこと、扱える者が退職すると誰もメンテナンスができなくなることか。
私がこれまでの職場で作ってきたものも、もう誰も使ってないだろうな……
私自身はいい勉強をさせてもらったが。

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